Enexis stond eind 2009 voor de uitdaging om na de afsplitsing van Essent de keuze en de onderhouds- en service processen van haar bedrijfswagenpark (1300 voertuigen) te optimaliseren. Er werd een inkooptraject opgestart dat succesvol bleek en bovendien bekroond werd met een Dutch Sourcing Award.
Enexis is de onafhankelijke netbeheerder in de provincies Groningen, Friesland, Drenthe, Flevoland (Noordoostpolder), Overijssel, Noord-Brabant en Limburg. Enexis is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, aanleg, beheer, onderhoud en management van energiedistributie-netwerken. Daarmee is Enexis de schakel tussen de 2,6 miljoen klanten en hun energieleveranciers.
In het verzorgingsgebied van de netbeheerder rijden ongeveer 1300 bedrijfsauto’s rond. Het zijn de rijdende werkplaatsen van de 1800 monteurs die de aanleg en het onderhoud van het netwerk verzorgen. Een eenheid rondom die bedrijfsauto’s was er tot voor kort niet. Niet qua typen (er waren geen standaard bedrijfsauto’s), qua standaardinrichting, qua integrale processen of qua centrale aansturing. Enexis werkte tot voor kort samen met een veelvoud aan leveranciers die maar moeizaam met elkaar samenwerkten.
De behoefte groeide bij de netbeheerder om meer uniformiteit te creëren. Niet in de laatste plaats omdat gebruik maken van schaalgrootte rendabel is met een spend van twintig miljoen en dat er nog veel winst te behalen is op het gebied van duurzaamheid (CO2-uitstoot).
Enexis - na de losmaking van Essent in 2009 gedreven door vernieuwingsdrang - ging aan de slag. De afdelingen inkoop en facilities startten een project waarbij ze nauw samenwerkten met de gebruikers van de bedrijfsauto’s. In de strategiefase stelde ze een multifunctioneel team samen met daarin teamleiders van gasmonteurs en elektriciteitsmonteurs. Ook materieelbeheerders, en vertegenwoordigers van de Ondernemingsraad, HSE, inkoop en fleetmanagement schoven aan.
Deze groep werkte de commodity-strategie uit. Hierin staat hoe alle facetten die met het wagenpark samenhangen, zouden moeten samenwerken; en waar verantwoordelijkheden zouden moeten liggen. De strategie resulteerde in drie aanbestedingen: de bedrijfswageninrichting (inclusief service en bestelprocessen), de bedrijfsauto’s en de leasemaatschappij. Het belangrijkste hierin was dat deze zonder tussenkomst van Enexis met elkaar samen zouden gaan werken, zodat Enexis haar doelstelling van maximale outsourcing van de operationele werkzaamheden van de afdeling Facilities kon invullen.
Allereerst de aanbesteding voor de inrichting van de wagens en de service en onderhoudsprocessen daaromheen. Het projectteam heeft in de uitvoeringsfase samen met de eindgebruikers één standaard voor de inrichting opgesteld. De bedrijfswagens dienden zodanig ingericht te worden dat ze in het hele land voor zowel de gas- als elektriciteitsnetten gebruikt zouden kunnen worden. Afgevaardigden van de afdelingen die ook in het multifunctionele team zaten, zijn hier nauw bij betrokken.
Drie prototypes ‘inrichtingen’ van verschillende partijen gingen door het hele land ‘op tournee’ en werden beoordeeld door de monteurs. Dat bleek een gouden greep. De wagens zijn immers het gereedschap van de monteurs. Zij konden in de wagen kijken en konden aangeven wat er volgens hun nog verbeterd diende te worden, tot een haakje voor een bezem aan toe. TTd, ontwerper en bouwer van bedrijfswageninrichtingen voor alle merken bedrijfswagens, kwam als beste uit de bus.
Vervolgens zijn alle service-, onderhouds- en bestelprocessen tegen het licht gehouden waarna de processen in z’n geheel opnieuw zijn ingericht. Oftewel: naast het inrichten van nieuwe servicepunten, zijn ook openingstijden verruimd en kan het onderhoud na werktijd plaatsvinden. Tevens is er een kaart ontwikkeld voor de berijders waar met een simpele werkwijze op staat waar je terecht kunt met servicevragen. Hierdoor weten alle monteurs in het Enexis-werkgebied waar ze met hun onderhouds- en servicevragen terecht kunnen.
Tenslotte heeft de inkoopafdeling van Enexis een aanbesteding gedaan voor de auto zelf. In de laatste fase, die van de implementatie, is samen met de leveranciers een nieuwe online besteltool ontwikkeld. Deze tool werkt met een online catalogus van de leverancier, die is aangesloten op het SAP-bestelsyteem van Enexis. Hierdoor kunnen complete bedrijfsauto’s worden samengesteld en besteld worden binnen de standaarden, net zoals alle andere gereedschappen. Ook de procuratieflow en orders richting leasemaatschappij gaan automatisch.
Na twee aanbestedingen, de implementatie van de nieuwe processen en het inrichten van de nieuwe besteltool, mag het resultaat er zijn: een door de meerderheid van de gebruikers gekozen en verbeterde bedrijfswageninrichting, gestructureerde inkoop, één geoptimaliseerde standaard, CO2-reductie en gestructureerde onderhoudsprocessen. De vernieuwde aanpak heeft Enexis een flinke kostenbesparing opgeleverd op de totale kosten voor haar wagenpark.
Door samenwerking van de afdeling inkoop met de business en de eindgebruikers, heeft Enexis de inkoopprocessen gestroomlijnd. Onder meer met een strakke bestelflow, die automatisch verloopt. Tevens kunnen afdelingen niet meer buiten ‘de standaard’ bestellen, tenzij dit echt noodzakelijk blijkt. Dan te bedenken dat voorheen Excel-files en pdf’s over en weer werden gestuurd om tot een bestelling te komen. Overigens heeft Enexis ook op het gebied van duurzaamheid een grote stap gezet. Zo reduceert ze 10% CO2-uitstoot met de nieuwe bedrijfsauto’s.
De wagens zijn door de standaardisatie - anders dan voorheen - onderling uitwisselbaar. Een wagen uit Groningen kan moeiteloos ingezet worden in Maastricht. Daarvoor zijn afspraken gemaakt voor reconditionering van bestaande auto’s. Als er een auto elders ingezet kan worden, wordt hij helemaal tiptop in orde gemaakt door de leverancier, en krijgt de nieuwe gebruiker een zo goed als nieuwe auto.
In april won Enexis met haar inkooptraject de Dutch Sourcing Award in de categorie Step Change. In deze categorie gaat het om het bedrijf dat in professionaliteit op het vlak van inkoop de grootste stap voorwaarts heeft gezet. Enexis ontving lof voor de integrale aanpak rondom de compleet ingerichte bedrijfsauto’s, zoals die door verschillende bedrijfsonderdelen gezamenlijk uitgevoerd is. Goede samenwerking met de gebruikers en business heeft tot een geweldig resultaat geleid. 'Met oog voor standaardisatie, transparantie en duurzaamheid, is de inkoop op een andere wijze neergezet met de gebruikers en het primaire proces als centrale aandachtspunt', vond de jury.
Goede tips:
- Kijk altijd naar de gebruikers van je product en koop daar het juiste voor en richt de processen zo in dat zij hun werk optimaal kunnen doen. Dit levert op alle vlakke verbeteringen op.
- Het betrekken van de eindgebruikers levert enorm veel draagvlak en goodwill op. Als mensen mee kunnen beslissen en uitleg krijgen over het waarom van een keuze, dan worden deze makkelijker geaccepteerd.
- Een gezamenlijke strategie afstemmen met je businesspartners voor een hele commodity, levert een goede basis op om veranderingen door te gaan voeren en inkooptrajecten te doen.